Overzicht als basis voor snellere, beter onderbouwde en toekomstbestendige besluitvorming
Maatschappelijke opgaven van de overheid raken steeds sterker met elkaar verweven. Vraagstukken rondom bv. woningbouw raken tegelijkertijd aspecten in het kader van mobiliteit, energie, water, klimaat en openbare ruimte. Daarmee wordt snelle, goed onderbouwde en toekomstbestendige besluitvorming steeds complexer. Deze complexiteit vraagt om overzicht. Overzicht in belangen, in doelstellingen, in beleid en ambities per domein en organisatie. In relevante regels en jurisprudentie in de context van de opgave en de impact van keuzes. Om dit mogelijk te maken speelt ook hier digitale transformatie een cruciale rol. Daarom staat dit thema in deel 2 van dit drieluik centraal.
Complexiteit maakt besluitvorming steeds uitdagender
In het eerste artikel van dit drieluik stond kennisborging centraal. Ervaren medewerkers vertrekken of stromen de aankomende jaren uit, terwijl een groot deel van hun (impliciete) kennis niet formeel is vastgelegd. Door die kennis op gestructureerde wijze digitaal vast te leggen en direct beschikbaar te maken op het moment van besluitvorming, blijft waardevolle expertise onderdeel bij besluitvorming en het dagelijkse werk. Maar bij het creëren van overzicht in complexiteit bij besluitvorming vormt het aspect van vastleggen en toepassen van impliciete kennis pas een begin.
Steeds meer maatschappelijke opgaven zijn nauw met elkaar verweven. Dit vraagt om inzicht in de samenhang tussen doelstellingen, de belangen van verschillende betrokken domeinen en de impact van keuzes op deze domeinen. In de praktijk ontbreekt het bij de besluitvorming echter vaak aan dit integrale perspectief. Ook is er regelmatig onvoldoende zicht op de onderlinge samenhang tussen de ambities, doelstellingen, normenkaders en belangen van de organisatie als geheel. Hierdoor blijven deze aspecten bij het maken van keuzes onvoldoende in beeld.
Daarbij komen veranderingen steeds sneller op ons af. Nieuwe regelgeving, veranderende financiële ruimte, technologische ontwikkelingen en maatschappelijke prioriteiten beïnvloeden de context waarin je besluiten neemt. Een afweging die vandaag logisch is, vraagt morgen mogelijk om bijstelling. Daarmee groeit niet alleen de hoeveelheid informatie. Ook het aantal relaties tussen informatie, belangen en keuzes neemt toe. Het kennen en begrijpen van die relaties bepalen de kwaliteit van besluitvorming en daarmee de noodzaak van het juiste overzicht.
Bij elkaar opgeteld maken deze aspecten snelle, goed onderbouwde en toekomstbestendige besluitvorming rondom opgaven complex en uitdagend. Waar overzicht gevraagd wordt maakt het huidige besluitvormingsproces de situatie er niet makkelijker op
Waarom traditionele besluitvorming integraal overzicht belemmert en besluitvorming vertraagt
Veel organisaties werken bij het nemen van besluiten vanuit afzonderlijke domeinen, afdelingen en systemen. Iedere discipline kijkt in de praktijk vaak vanuit de eigen opgave, gebruikt eigen informatie en betrekt andere expertises op verschillende momenten in het proces. Daarmee verloopt besluitvorming in de praktijk vaak sequentieel: eerst bekijkt/evalueert het ene domein vanuit haar perspectief een plan of project, werkt dit uit en geeft aanbevelingen. Daarna gaat het plan naar de volgende afdeling/domein, waar dezelfde wijze van werken plaats vindt. Dat zorgt er niet alleen voor dat het besluitvormingsproces traag verloopt maar er dus ook van integrale afstemming/samenwerking weinig sprake is. Daarmee belemmert deze manier van werken het integrale overzicht. Maar omdat de opgaven zo sterk verweven zijn brengt dit risico’s met zich mee. Afhankelijkheden komen laat in beeld, belangen botsen pas verderop in het proces en nieuwe informatie leidt tot extra afstemming of zelfs heroverweging van plannen. Dus ook om verlies van kostbare tijd en geld te voorkomen is overzicht en samenhang nodig. Maar hoe kun je dat creëren?
Digitale transformatie is een kans voor Digital Twins-technologie
Hier krijgt digitale transformatie concreet betekenis. Digital Twin technologie biedt namelijk bij uitstek de mogelijkheid om overzicht in complexiteit te genereren en te ondersteunen bij goede, snelle en toekomstbestendige besluitvorming. Het is in staat data, kennis, beleidskaders, doelstellingen, ambities, belangen en normenkaders in één samenhangende digitale omgeving bij elkaar te brengen en te visualiseren. Die verschillende bronnen en perspectieven kunnen rond een opgave dynamisch toegepast, geëvalueerd en gevisualiseerd worden. En met name die (dynamische) visualisatie is belangrijk. Daarmee creëer je één gedeelde informatiepositie waarin iedereen de situatie, de begrippen, relaties en context begrijpt. Dat is essentieel om domeinoverstijgend naar dezelfde opgave te kijken, over dezelfde opgave te praten en belangen expliciet ten opzichte van elkaar af te wegen.
Dat gesprek kun je voeren op ‘project of opgaveniveau’, bijvoorbeeld in de vorm van een dynamische ‘praatplaat’ maar ook op ‘overkoepelend projectniveau”, bijvoorbeeld in de vorm van een regietafel. Kaarten, 3D-omgevingen, scenario’s, modellen, dashboards en interactieve widgets tonen waar belangen elkaar raken, waar knelpunten ontstaan en wat de impact van verschillende keuzes betekenen. Op deze manier realiseer je overzicht en begrip en kun je een gesprek voeren over ‘de beste keuze” van dat moment.
Met de digital twin-technologie als ondersteuning verander je hiermee ook direct de manier van samenwerken en je besluitvormingsproces. In plaats van disciplines sequentieel na elkaar te laten toetsen, breng je relevante expertises eerder en parallel bij elkaar. Wonen, mobiliteit, energie, financiën en andere betrokken domeinen kijken tegelijkertijd naar dezelfde opgave, vanuit dezelfde informatiebasis en in dezelfde context. Afhankelijkheden komen eerder aan tafel en alternatieven worden direct vanuit meerdere perspectieven besproken. Zo geeft technologie in de vorm van een digital twin aan experts een gezamenlijke basis om sneller tot goed onderbouwde keuzes te komen.
Digital Reality verbindt uitvoering aan strategisch beleid
Digital Twin technologie is dus bij uitstek in staat om overzicht in samenhang en afhankelijkheden bij opgaven of projecten te bieden. Maar om besluitvorming ook toekomstbestendig te maken is het nodig om te weten hoe keuzes zich binnen een opgave tot de strategische doelstellingen, belangen en ambities van je organisatie verhouden. En welke wet- en regelgeving daarbij een rol speelt. Juist die verbinding tussen strategisch beleid en uitvoering ontbreekt vaak en zorgt er ook voor dat het werken met Digital Twins vaak blijft steken in losse projecten en geen vast onderdeel wordt bij besluitvorming in de gehele organisatie.
Hier ligt de toegevoegde waarde van IMAGEM. Met expertise in kennisautomatisering brengt IMAGEM samen met de organisatie haar (overkoepelende) beleidsdoelstellingen, belangen, relevante wet- en regelgeving en hun onderlinge relaties in kaart. Door deze kennis te integreren in een Digital Twin van de fysieke leefomgeving, ontstaat één digitale samenwerkomgeving waarin je de relevante beleidskaders en belangen direct in de juiste context betrekt bij het afwegen van plannen en scenario’s. Deze aanpak noemen we Digital Reality.
Digital Reality vormt daarmee een verbindende schakel tussen strategie en uitvoering. Je ziet hoe projecten bijdragen aan organisatiedoelstellingen of waar keuzes botsen met bredere ambities. Door het verwerken van de organisatiebelangen en doelen in de losse opgaven/projecten worden zij de bouwstenen voor een blijvende verandering en manier van werken in de organisatie. Toekomstbestendig, flexibel en wendbaar in tijden van verandering.
Integraal inzicht versterkt kwaliteit, snelheid en wendbaarheid
Wanneer je overzicht hebt rondom een opgave en de situatie en afhankelijkheden begrijpt, verandert de kwaliteit van het gesprek. Je ziet eerder waar belangen botsen, begrijpt afhankelijkheden beter en vergelijkt alternatieven vanuit meerdere perspectieven. De onderbouwing van keuzes wordt daarmee datagedreven, herleidbaar en transparanter.
Met integraal inzicht wordt het besluitvormingsproces ook sneller en efficiënter doordat je tegelijkertijd met elkaar naar de opgave kijkt en over de opgave praat. Er gaat minder tijd verloren aan het verzamelen, vergelijken en opnieuw interpreteren van informatie. Schaarse financiële middelen worden gerichter gealloceerd en zijn in lijn met doelstellingen. Faalkosten door laat ontdekte afhankelijkheden of ontbrekende informatie worden beperkt.
De wendbaarheids-component is minstens zo belangrijk. Verandert een uitgangspunt, regel, project of databron, dan zie je wat dat betekent voor de samenhang en de afweging. Zo ontstaat een organisatie die sneller reageert op verandering zonder bij iedere nieuwe ontwikkeling opnieuw vanaf nul te beginnen.
Integraal inzicht maakt complexe opgaven niet eenvoudig maar het maakt de complexiteit hanteerbaar. En juist dat ondersteunt snellere, beter onderbouwde en toekomstbestendige besluitvorming en geeft, met het oog op de toekomst, concrete invulling aan slimmer werken met minder beschikbare middelen.
Digitale transformatie begint bij een eerste, concrete maatschappelijke opgave
Echte digitale transformatie ontstaat niet door in één keer de hele organisatie opnieuw in te richten. In de praktijk ontstaat succesvolle digitale transformatie door beheerst en stapsgewijs te veranderen. Begin bij een concrete opgave en breng in beeld welke kennis, informatie, regels, belangen en afhankelijkheden nodig zijn. Verbindt de relevante elementen rondom de opgave die voorligt om overzicht te creëren en organiseer het gesprek vanaf het begin integraal. Daarmee verandert niet alleen de informatievoorziening. Je verandert de manier waarop mensen samenwerken, afwegingen maken en besluiten nemen.
Technologie legt een stevig fundament en helpt bij die verandering door samenhang beschikbaar en begrijpelijk te maken en het gesprek te faciliteren. Maar pas wanneer medewerkers de nieuwe werkwijze accepteren en structureel toepassen, groeit digitale transformatie uit tot een structureel verbeterde en blijvende uitvoeringskracht. Hoe je die verandering organiseert, mensen meekrijgt en klein begint met structurele impact, staat centraal in het derde en laatste deel van dit drieluik.
Drieluik: digitale transformatie bij de overheid
Minder capaciteit en steeds complexere maatschappelijke opgaven vragen om een andere manier van werken. Digitale transformatie helpt om uitvoeringskracht, wendbaarheid en kwaliteit van dienstverlening te versterken. Daarbij staan drie elementen centraal:
- Kennis borgen en benutten: Waardevolle expertise vastleggen en direct beschikbaar maken voor werk en besluitvorming, ook als die nu vooral in de hoofden van medewerkers zit.
- Integraal inzicht creëren: Informatie en data verbinden om samenhang en afhankelijkheden binnen complexe maatschappelijke opgaven zichtbaar te maken ter ondersteuning van snellere en toekomstbestendige besluitvorming.
- Verandering organiseren: Nieuwe werkwijzen en technologie onderdeel maken van de dagelijkse praktijk.
Meer informatie
Stefan is Business Consultant bij IMAGEM, actief binnen het overheidsdomein met een focus op waterschappen en gemeenten. Zijn expertise ligt in het inzichtelijk maken van complexe productie-, werk- en besluitvormingsprocessen, met als doel afwegingen en besluitvorming op een datagedreven, transparante en integrale manier te versnellen en verbeteren.
Hij ondersteunt overheidsorganisaties bij het aanpakken van complexe maatschappelijke vraagstukken en het realiseren van een efficiëntere en effectievere werkwijze, gericht op de uitdagingen van vandaag en morgen. Moderne digital twin- en kennistechnologie spelen hierbij een belangrijke rol.
Wil je meer weten? Stuur Stefan een e-mail of stuur een berichtje via ons contactformulier.
Stefan Lijst
Business Consultant
